Workation versus Homeoffice im Ausland

Mobiles Arbeiten gehört schon länger, verstärkt durch die Pandemie, zum Alltag vieler beschäftigter Personen. Grenzpendlerinnen und Grenzpendler arbeiten häufiger vom ausländischen Wohnort aus und manche verbinden ihre Arbeit mit einem Urlaub. Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten im Ausland ermöglichen, sollten jedoch einiges beachten. Für „Workation“ oder Homeoffice im Ausland gelten strenge rechtliche Rahmenbedingungen. Daher ist es wichtig, zwischen diesen beiden Begriffen zu unterscheiden.

Was ist eine Workation? Der Begriff Workation ist eine Zusammensetzung aus den Begriffen „Work“ und „Vacation“ – die Kombination aus Arbeit und Urlaub. Da der Begriff im deutschen Arbeitsrecht noch nicht bekannt ist, müssen hier klare innerbetriebliche Regelungen definiert werden. Workation findet auf Initiative der oder des Arbeitnehmenden statt. Ob die Arbeitgebenden-Seite einer Workation zustimmt, muss individuell geklärt werden. Gibt es generell eine Zustimmung zu Workation, ist die Dauer dieser festzulegen. Denn daraus ergibt sich, inwieweit ein rechtlicher Handlungsbedarf nötig ist. Liegt eine Workation unter vier Wochen, gibt es keinen arbeitsrechtlichen Handlungsbedarf. Allerdings muss geprüft werden, ob der oder die Mitarbeitende legal in dem Urlaubsland arbeiten darf. Mitunter ist ein Aufenthaltstitel oder eine Arbeitserlaubnis notwendig. Eine Workation innerhalb der Europäischen Union (EU) ist für EU-Bürgerinnen und EU-Bürger aufgrund der Freizügigkeit kein Problem. Was dann aber geklärt werden muss, sind die arbeitsrechtlichen Anforderungen im Urlaubsland. Welche Arbeitszeit- und Pausenregelungen sowie welche Lohn- und Gehaltsvorschriften gelten für Personen, die zum Beispiel in Frankreich arbeiten? Hier müssen Personalverantwortliche und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die entsprechenden Anforderungen für das jeweilige Land kennen.

Workation im Ausland als Entsendung Auch die Sozialversicherung ist ein entscheidender Aspekt. In der Regel erfolgt die Entsendung auf Wunsch der oder des Arbeitnehmenden und nicht im Auftrag der oder des Arbeitgebenden. Im Normalfall handelt es sich dann nicht um eine Entsendung ins Ausland, was zu Problemen bei der sozialen Absicherung während des Auslandsaufenthaltes führen würde. Die Europäische Kommission hat sich dem Problem jedoch angenommen und festgelegt, dass Artikel 12 VO (EG) 883/2004 Anwendung findet, und eine Workation demnach wie eine Entsendung zu sehen ist. Dies bedeutet wiederum, dass die Mitarbeitenden im Rahmen einer Auslandsentsendung grundsätzlich versichert werden können. Die Arbeitgebenden sollten sich daher mit den zuständigen Sozialversicherungsträgern (Krankenkasse oder Rentenversicherung Bund) in Verbindung setzen, um die erforderlichen Anträge in die Wege zu leiten. So wird sichergestellt, dass Arbeitnehmende auch während der Auslandstätigkeit sozialversichert bleiben. Auch für den Krankenversicherungsschutz im Ausland muss gesorgt werden. Stimmt die oder der Arbeitgebende der Workation im Ausland zu, verpflichtet sie oder er sich nach § 17 SGB V, für den Krankenversicherungsschutz der Arbeitnehmenden und der sie begleitenden Familienangehörigen zu sorgen. Die Steuerfrage muss ebenfalls geklärt werden: Je nach Dauer des Einsatzes und Art der Tätigkeit sind Themen wie steuerliche Betriebsstätte oder Steuerpflicht im Ausland zu klären. Eine pauschale Anwendung der sogenannten 183-Tage-Regelung ist zu vermeiden. Artikel 12 VO (EG) 883/2004

Arbeitnehmende und Arbeitgebende sind gewöhnlich in Deutschland tätig.
Arbeitnehmende werden im Ausland auf Rechnung und im Auftrag des deutschen Arbeitgebenden tätig
Das deutsche Beschäftigungsverhältnis wird fortgeführt.
Die Auslandstätigkeit dauert höchstens 24 Monate.
Es werden keine anderen entsandten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter vor Ort abgelöst.

Vorübergehendes Homeoffice im Ausland Wollen Beschäftigte länger als für die Dauer eines Urlaubs vom Ausland aus für ihren Arbeitgebenden in Deutschland tätig sein, praktisch also ihr Homeoffice ins Ausland verlegen, kommt es auf die Dauer und die konkrete geografische Lage an. Bei einer zeitlich begrenzten Tätigkeit (weniger als sechs Monate) innerhalb Europas sind die Regelungen für das Arbeiten innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz einschlägig und weitgehend unproblematisch. Zu beachten ist jedoch, dass die pandemiebedingten Steuerabkommen – und deren Sonderregelungen für Grenzgängerinnen und Grenzgänger – aufgehoben sind.

Sozialversicherungsrechtliche Neuregelungen bei Homeoffice im Ausland Bei der Sozialversicherung muss man allerdings genauer hinschauen. Denn hier kommt es darauf an, wie viel Zeit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im EU-Ausland und wie viel am deutschen Arbeitsort verbringen. Während der Pandemie war es den EU-Ländern, insbesondere Deutschland wichtig, die sozialversicherungsrechtlichen Folgen der Grenzschließungen und der damit verbundenen Arbeit vom ausländischen Wohnort aus auf Null zu reduzieren, auch wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen dafür fehlten. Hierfür wurden Sonderregelungen geschaffen, die allerdings nur bis zum 30. Juni 2023 galten. Nach dieser so genannten Pandemie-Sonderregelung führte eine Ausweitung der Tätigkeit im Wohnsitzstaat nicht zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts. Um die Freizügigkeit der Arbeitnehmenden nicht einzuschränken und den Unternehmen administrative Erleichterungen zu verschaffen, war es daher notwendig, die Kollisionsnormen der EG-Verordnungen über soziale Sicherheit Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009 an die neue Arbeitswelt anzupassen. Seit dem 1. Juli 2023 gibt es daher eine neue Multilaterale Vereinbarung zur Telearbeit im Ausland – konkret zur grenzüberschreitenden Telearbeit in Anwendung von Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/04. Die seit dem 1. Juli eingeführte Multilaterale Rahmenvereinbarung der Europäischen Kommission stellt sozusagen eine Ausnahme von der 25-Prozent-Regelung dar. Danach konnten Arbeitnehmende bei Telearbeit im Ausland nur dann im heimischen Sozialversicherungssystem verbleiben, wenn die Tätigkeit im Wohnsitzstaat nicht weniger als 25 Prozent der gesamten Wochenarbeitszeit betrug. Ab 25 Prozent Telearbeit im Wohnsitzstaat ist das Sozialversicherungsrecht dieses Staates anzuwenden.

Besonderheit: Homeoffice in Drittstaaten Immer wieder kommt es auch vor, dass das häusliche Arbeitszimmer im Ausland außerhalb dieses Geltungsbereichs und auch außerhalb der EU-Freizügigkeit liegt. Hier muss genauer hingeschaut werden. Je nach Staatsangehörigkeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters können sich beispielsweise andere Anforderungen ergeben. Auch wenn der private Zweck des Aufenthalts im Vordergrund stehen mag, ist zu berücksichtigen, dass die Mitarbeitenden im Ausland - wenn auch nur digital - Arbeitsleistungen erbringen.

Was unterscheidet Workation von Homeoffice im Ausland Beim mobilen Arbeiten handelt es sich um ortsunabhängiges Arbeiten mit mobilen Telekommunikationsmitteln. Auch das gelegentliche Tätigwerden im heimischen Arbeitszimmer sowie im Ausland fällt unter den Begriff des mobilen Arbeitens. Gleichzeitig findet weiterhin ein regelmäßiges, unter Umständen überwiegendes, Tätigwerden am Betriebssitz des Arbeitgebenden (in Deutschland) statt. Workation ist eine Form von mobiler Arbeit – immer im Rahmen einer abhängigen Beschäftigung in einem Unternehmen oder einer Institution. Workation hat einen vorübergehenden, kurzfristigen Charakter ohne gesteigerte Fürsorgepflichten seitens der oder des Arbeitgebenden. Beim Homeoffice verfügen die Mitarbeitenden über einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz in ihrer Privatwohnung. Theoretisch ist auch eine Aufteilung zwischen betrieblicher Arbeitsstätte (in Deutschland) und häuslicher Arbeitsstätte (im Ausland) möglich. Die Arbeitsstätte liegt ganz oder teilweise, in jedem Fall aber zwingend im Ausland. In der Regel ist die Tätigkeit in der ausländischen häuslichen Arbeitsstätte auf Dauer angelegt, sodass der oder die Arbeitgebende erhöhte Fürsorgepflichten gegenüber den im Ausland tätigen Mitarbeitenden hat. © fizkes, AdobeStock

Kein Recht auf Homeoffice im Ausland Ein generelles Recht, außerhalb des Firmensitzes tätig zu werden, besteht übrigens nicht: auch nicht für eine Workation. Räumt der Arbeitgebende dies ein, sollten Art und Umfang der Tätigkeit festgelegt und möglichst zeitlich begrenzt werden. Empfehlenswert ist auch eine Rechtswahl, die allerdings bei internationalen Sachverhalten allenfalls sehr eingeschränkt gilt. Hier spielen vor allem die zeitlichen Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle. Weniger kritisch ist die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur vorübergehend im Ausland tätig werden, der Schwerpunkt der Tätigkeit und des Arbeitsverhältnisses aber in Deutschland verbleibt.

Achtung bei dauerhaftem Homeoffice im Ausland Kommt es dazu, dass Mitarbeitende aus persönlichen Gründen dauerhaft ins Ausland wollen und von dort aus im Homeoffice für ihr deutsches Unternehmen tätig werden, müssen Unternehmen vorsichtig sein. Das Tätigwerden im Homeoffice im Ausland hat hier keinen vorübergehenden Charakter mehr und führt zu rechtlichen Änderungen. Werden Mitarbeitende ausschließlich im Ausland tätig, liegen auch der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses im Ausland. Eine Rechtswahl und Ergänzungsvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht reichen hier in der Regel nicht mehr aus. Um den Aufwand gering zu halten, machen einige Unternehmen von der Möglichkeit einer Selbstständigenvereinbarung Gebrauch. In diesem Fall gelten die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Freelancer und nicht mehr als Arbeitnehmende. Allerdings hat das Unternehmen in diesem Fall kein Weisungsrecht mehr. Darüber hinaus müsste die Tätigkeit der Mitarbeitenden immer im Hinblick auf mögliche Bestimmungen des Beschäftigungsstaates zur Scheinselbständigkeit geprüft werden. Und es wäre generell zu prüfen, welche Pflichten für den Arbeitgebenden mit dieser Konstellation einhergehen. Ob Workation oder Homeoffice im Ausland: Zusatzvereinbarungen sollten vertraglich festgehalten werden. Die genannten Aspekte stellen nur einen Teil dar, der im Zusammenhang mit den Begriffen Workation und Homeoffice im Ausland zu beachten ist. Es ist ein sehr komplexes Thema für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden, da immer aufenthalts-, arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Regelungen in Betracht zu ziehen sind. Mit Blick auf die Herausforderungen der neuen Arbeitswelt und der Gewinnung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann dieser Weg jedoch durchaus lohnenswert für Unternehmen sein. Eine Beratung von Expertinnen und Experten zum Thema Auslandsentsendungen und Workation ermöglicht es, einen gesamten Überblick über die Möglichkeiten zu bekommen und auf dessen Grundlage zu entscheiden, inwieweit die Umsetzung dieser attraktiven Arbeitsform erfolgen kann. Videotipp: Workation im Ausland – das ist zu beachten Die sogenannte Workation hat sich neben dem Homeoffice im Ausland etabliert. Immer mehr Unternehmen wollen ihren Mitarbeitenden ermöglichen, unkompliziert für sie im Ausland zu arbeiten - zum Beispiel im Anschluss an oder in Verbindung mit einem Urlaubsaufenthalt. Doch was gut gemeint ist, hat auch seine rechtlichen Tücken. Unternehmensberater und Auslandsexperte Omer Dotou erläutert in diesem Video was Unternehmen und Arbeitende unbedingt zum Thema Workation wissen sollten. Zum Video Entsendeberatung beim BDAE Eine Beratung für Auslandsentsendungen oder zum Thema Workation sollte idealerweise alle relevanten Rechtsbereiche umfassen. Nur so ist es möglich, einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Entsendungen zu erlangen und eine optimale Beratung zu gewährleisten. Die Beraterinnen und Berater der BDAE Consult haben diese Expertise und kennen die aktuellen Entwicklungen im Bereich Global Mobility. Das Team der BDAE Consult vermittelt sein Wissen auch regelmäßig in Online-Fortbildungen. Unternehmen können aber auch auf individuelle Beratung zählen und detaillierte Handlungsempfehlungen für das nächste Projekt erhalten. Sie haben Interesse? Dann melden Sie sich gern! +49-40306874-45 beratung@bdae.com Website der BDAE Consult Dieser Beitrag stammt aus der Ausgabe Oktober 2023 des Journals "Leben und Arbeiten im Ausland". Das Journal erscheint monatlich kostenlos mit vielen informativen Beiträgen zu Auslandsthemen. Herausgegeben wird es vom BDAE, dem Experten für die Absicherung im Ausland. zur Ausgabe kostenlos abonnieren